Video audits: kā īss ekrāna ieraksts parāda, ko automatizēt

Problēma: procesi, kurus neviens nav redzējis no malas

Gandrīz katrā uzņēmumā ir darbi, ko visi zina, bet neviens nav aprakstījis. Pieteikumu apstrāde, rēķinu sagatavošana, klientu datu ievadīšana, atskaišu apkopošana. Tos dara katru dienu, un tie "vienkārši strādā". Taču, kad vadītājs jautā, cik laika tas aizņem un kur rodas kļūdas, precīzas atbildes parasti nav.

Klasiskais procesu audits ir intervijas, sapulces un garas tabulas. Tas aizņem laiku, un rezultāts bieži ir apraksts par to, kā process būtu jānotiek, nevis kā tas notiek patiesībā. Darbinieks sapulcē pastāsta trīs soļus, bet realitātē viņš atver piecas programmas, divreiz kopē vienus un tos pašus datus un vēl pārbauda e-pastu, lai atrastu trūkstošu informāciju.

Tieši šīs mazās, neredzamās darbības ir vieta, kur automatizācija dod vislielāko labumu. Tikai tās vispirms ir jāierauga.

Kā tas izskatās uzņēmumā

Padomāsim par tipisku situāciju uzņēmumā, kur pieteikumi nāk pa e-pastu:

• klients atsūta pieprasījumu brīvā formā, dažreiz ar pielikumu, dažreiz bez;
• darbinieks izlasa e-pastu un pārkopē klienta datus Excel tabulā;
• pēc tam tos pašus datus ievada grāmatvedības programmā vai CRM;
• sagatavo piedāvājumu vai rēķinu, saglabā PDF un nosūta atpakaļ;
• beigās atzīmē tabulā, ka darbs ir izdarīts.

No malas tas izskatās kā viens uzdevums. Bet, ja paskatās, kā tas notiek uz ekrāna, var redzēt pārslēgšanos starp logiem, meklēšanu iepriekšējos e-pastos, manuālu pārrakstīšanu un pārbaudi, vai klients jau nav ievadīts sistēmā. Neviens no šiem soļiem nav grūts, bet kopā tie veido rutīnu, kas atkārtojas daudzas reizes nedēļā.

Problēma ir tā, ka darbinieks pats šos soļus vairs nepamana. Tie ir kļuvuši par ieradumu.

Risinājums: īss video audits

Video audits ir vienkāršs veids, kā procesu ieraudzīt tādu, kāds tas ir. Ideja ir aizgūta no īsajiem video formātiem, ko daudzi pazīst no TikTok un līdzīgām platformām: īss, koncentrēts ieraksts, kas parāda vienu konkrētu darbību no sākuma līdz beigām.

Kā tas notiek praksē:

• Darbinieks ieraksta savu ekrānu, kamēr veic vienu tipisku uzdevumu, piemēram, apstrādā vienu pieteikumu. Pietiek ar dažām minūtēm.
• Ierakstā viņš skaļi stāsta, ko dara un kāpēc: "tagad meklēju klientu tabulā", "šeit pārkopēju adresi", "šo pārbaudu, jo reizēm ir kļūdas".
• AI rīks pārvērš ierakstu tekstā un izveido soļu sarakstu, kurā redzams katrs process posms.
• Kopā izanalizējam soļus un atzīmējam, kur dati tiek pārkopēti, kur notiek gaidīšana, kur ir manuāla pārbaude un kur rodas kļūdas.

Rezultāts ir nevis abstrakta procesu karte, bet reāla darba aina. Uzreiz redzams, kuri soļi ir nepieciešami un kurus var atdot sistēmai.

Pirms: pieteikums e-pastā, manuāla datu pārkopēšana tabulā un grāmatvedības programmā, piedāvājuma sagatavošana ar roku, atzīme tabulā.

Pēc: pieteikums nonāk vienotā formā vai tiek automātiski nolasīts no e-pasta, AI aģents izvelk klienta datus un ievada tos CRM, sistēma sagatavo piedāvājuma melnrakstu, darbinieks to tikai pārbauda un nosūta. Statuss atjaunojas automātiski.

Svarīgi, ka video audits nav kontroles instruments. Tas nav domāts, lai vērtētu darbinieku. Tas ir domāts, lai saprastu procesu un atbrīvotu cilvēku no darbiem, kas viņam nav jādara.

Ko tas dod

Video audits ir ātrs, lēts un ļoti konkrēts. Tas dod vairākas praktiskas priekšrocības:

• Redzama patiesā darba gaita. Ieraksts parāda arī tos soļus, kurus intervijā neviens neatcerētos pieminēt.
• Mazāk sapulču. Darbinieks ieraksta video sev ērtā laikā, nevis pavada stundas, skaidrojot procesu.
• Skaidrs sākumpunkts automatizācijai. Kad soļi ir uzskaitīti, var precīzi pateikt, kuri no tiem ir piemēroti automatizācijai un kuri prasa cilvēka lēmumu.
• Kopīga valoda komandā. Vadītājs, darbinieks un tehniskais izpildītājs skatās vienu un to pašu ierakstu un runā par vienu un to pašu procesu.
• Gatavs apmācību materiāls. Ierakstu var izmantot arī jaunu darbinieku ievadīšanā vai kā salīdzinājumu pēc tam, kad process ir uzlabots.

Vēl viena priekšrocība ir tā, ka video audits ļauj sākt ar mazu soli. Nav jāpārveido viss uzņēmums. Pietiek ar vienu procesu, vienu ierakstu un vienu skaidru uzlabojumu.

Ar ko sākt

Ja vēlaties izmēģināt video auditu savā uzņēmumā, rīkojieties šādi:

• Izvēlieties vienu procesu, kas atkārtojas bieži un kuru darbinieki uzskata par nogurdinošu. Parasti tā ir pieteikumu apstrāde, rēķinu sagatavošana vai datu ievadīšana.
• Palūdziet vienam darbiniekam ierakstīt ekrānu, kamēr viņš veic šo uzdevumu, un vienlaikus stāstīt, ko dara. Pietiek ar parastu ekrāna ierakstīšanas rīku datorā.
• Pārrunājiet ierakstu kopā. Pierakstiet katru soli un atzīmējiet, kur dati tiek kopēti, kur jāgaida un kur rodas kļūdas.
• Atrodiet vienu soli, ko var automatizēt pirmo. Tas var būt datu nolasīšana no e-pasta, automātiska ievade CRM vai dokumenta melnraksta sagatavošana.
• Pēc izmaiņām ierakstiet procesu vēlreiz. Salīdzinot abus video, būs skaidri redzams, kas mainījies.

AI-Lab Space palīdz uzņēmumiem veikt šādus procesu auditus, izvērtēt ierakstus un izveidot automatizācijas risinājumus, kas atbilst reālajam darbam, nevis teorētiskam aprakstam. Ja jums ir process, kas aizņem pārāk daudz laika, sāciet ar vienu īsu ierakstu. Bieži vien jau pirmais video parāda, kur slēpjas vislielākā iespēja uzlabojumam.